Szanowni Państwo,

niniejsza Polityka prywatności pomoże Państwu podejmować przemyślane i świadome decyzje dotyczące przetwarzania Państwa danych osobowych w ramach działalności prowadzonej przez Globitel sp.z o.o. z siedzibą przy ul. Łąkowej 3/5 w Łodzi (90-562) prosimy o uważne zapoznanie się z jej treścią.

Wprowadzenie

Niniejszy dokument zawiera Naszą Politykę Prywatności tj. zasady jakimi kierujemy się w procesach przetwarzania danych osobowych. Dokument ten zawiera również treści obowiązków informacyjnych, które zgodnie z przepisami prawa muszą być przedstawione osobom, których dane dotyczą, czyli Państwu. Zanim przejdziemy do szczegółów, chcielibyśmy podkreślić niektóre z kluczowych zasad ochrony danych osobowych. Są one ważne dla Globitel sp. z o.o. oraz wierzymy, że są one ważne również dla Państwa.

Polityka Prywatności realizuje cztery najważniejsze cele tj.:

1. wyjaśnienie, w jaki sposób organizacja przetwarza informacje, które Państwo jej dostarczają, aby jeszcze lepiej dopasowywać swoje produktu i usługi do Państwa oczekiwań;
2. zagwarantowanie, że wszelkie informacje o procesie przetwarzania Państwa danych, zostały przedstawione w sposób jasny i przejrzysty;
3. zapewnienie Państwa, że dane osobowe przetwarzane przez organizację są bezpieczne w stosunku do zagrożeń jakie pojawiają się w procesach ich przetwarzania,
4. zapewnienie transparentności w kontaktach z przedstawicielami organizacji, tak by realizacja Państwa prawa do prywatności była zawsze zagwarantowana.

Wszystkie informacje, które są od Państwa pobierane są związane pośrednio lub bezpośrednio z prowadzoną działalnością organizacji tj. świadczenie usług tworzenia, wdrażania i utrzymania usług aplikacyjnych i telekomunikacyjnych oraz budowa, serwis i utrzymanie linii telekomunikacyjnych przez Globitel sp. Z o.o., która jest administratorem Państwa danych osobowych, co oznacza, że decyduję o celach i środkach ich przetwarzania. W praktyce należy pamiętać, że jako administrator danych organizacja jest podmiotem odpowiedzialnym za Państwa dane osobowe. W zakresie realizacji jakichkolwiek pytań lub wątpliwości związanych z Państwa danymi osobowymi należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem: rodo@globitel.pl

Ogólnie rzecz biorąc wszelkie dane osobowe w organizacji są podzielone na procesy, w których są one przetwarzane ze względu na główny cel, który przyświeca temu przetwarzaniu oraz kategorię osób, których dane dotyczą. Będą to kolejno:

1. Rekrutacja

Dane osobowe kandydatów do pracy są przetwarzane w celu sprawnego przeprowadzenia procesu selekcji kandydatów do pracy oraz ostatecznego wyłonienia osoby najbardziej odpowiedniej na konkretne stanowisko. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na postawie Państwa zgody. Warto zaznaczyć, że zgoda może być wyrażona na przetwarzanie danych osobowych w celu wzięcia udziału w konkretnej rekrutacji jak również na potrzeby przyszłych ewentualnych procesów rekrutacji. Nie zamykamy się przed specjalistami, którzy chcą wspólnie z nami osiągnąć sukces. W procesie przechowujemy Państwa dokumenty aplikacyjne przez okres 2 lat od momentu zakończenia procesu rekrutacji. Po upływie tego okresu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z naszych zasobów. Podanie danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednak niektóre informacje, w szczególność o Państwa doświadczeniu zawodowym są bardzo istotne ze względu na cel jaki chcemy osiągnąć. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie rekrutacji jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

2. Proces marketingowy

Dane osobowe klientów i potencjalnych klientów (prospektów) są przetwarzane w celu świadczenia możliwości przedstawienia oferty własnych produktów i usług, udzielenia odpowiedzi na zapytania ofertowe oraz w celu prowadzenia aktywnych działań marketingowych wybranymi kanałami komunikacji lub publikacji wizerunku z udziału w eventach branżowych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie Państwa zgody (marketing wybranymi kanałami komunikacji) lub w celu zawarcia umowy w przypadku zapytań ofertowych kierowanych do spółki, jak również w celu jej realizacji w ramach zapisania się do Newsletter. Dodatkowo Państwa dane są przetwarzania na podstawie tzw. prawnie uzasadnionego celu administratora danych osobowych w momencie, gdy polecamy usługi spółki w kontaktach osobistych lub tworzymy statystyki i raporty marketingowe. Podanie danych osobowych w tym procesie jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam udzielenie odpowiedzi na zapytanie ofertowe lub przedstawianie naszej oferty w sposób dopasowany do Państwa indywidualnych potrzeb. W procesie Państwa dane osobowe są przechowywane przez 3 lata od odwołania przez Państwa zgody, jeżeli ją Państwo wyrazili. W pozostałym zakresie również 3 lata od zakończenia świadczenia usługi biuletynu informacyjnego tj. od ostatniego aktywnego działania na danych osobowych lub złożenia przez Państwa zapytania ofertowego. Po upływie tego okresu Państwa dane (jeżeli nie nawiążemy współpracy) zostaną całkowicie usunięte z zasobów spółki. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie marketingowym (np. dostawcy usług mailingu) jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod stałym nadzorem spółki i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych.

3. Świadczenie usług

Dane osobowe, w szczególności jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji umowy o świadczenie usług. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym są działania raportowe oraz statystyczne. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli np. od wykonania ostatniej czynności w związku z wystawieniem dokumentu księgowego na Państwa rzecz. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy lub wystawienie dokumentu księgowego. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

4. Kontrahenci i dostawcy

Dane osobowe przedstawicieli naszych kontrahentów tj. zarówno jednoosobowych przedsiębiorców, spółek cywilnych jak i przedstawicieli osób prawnych są przetwarzane w celu realizacji zobowiązań umownych. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie umowy (nawet jeżeli nie została ona utrwalona na piśmie), w celu wypełnienia naszych obowiązków wynikających z przepisów prawa (głównie podatkowego) oraz w tzw. prawnie usprawiedliwionym celu, którym realizacja umowy z kontrahentem (najczęściej Państwa pracodawcą). W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres 6 lat od ich zarchiwizowania, czyli od wykonania ostatniej czynności w związku z realizacją umowy z kontrahentem. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi nam realizację umowy z kontrahentem. Państwa dane mogły być udostępnione przez kontrahenta (np. Państwa pracodawcę). Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

5. Kontrola dostępu

Dane osobowe są również przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia przebywających w naszych lokalizacjach. Państwa dane osobowe w tym procesie są przetwarzane na podstawie tzw. prawnie usprawiedliwionego celu, którym jest ww. ochrona. W procesie przechowujemy Państwa dane osobowe przez okres od 3 miesięcy do 2 lat od ich zarchiwizowania w zależności od lokalizacji, czyli np. utrwalenia Państwa wizerunku na monitoringu wizyjnym. Podanie danych osobowych w tym procesie jest również dobrowolne, jednak ich niepodanie uniemożliwi wejście na obszar chroniony. Państwa dane osobowe w tym procesie mogą być powierzone podmiotom zewnętrznym biorącym udział w procesie kontroli dostępu jednak zaznaczamy, że podmioty te pozostają pod naszym stałym nadzorem i zapewniają co najmniej ten sam poziom bezpieczeństwa danych osobowych co my.

Państwa uprawnienia

Chcielibyśmy podkreślić, że gwarantujemy każdej osobie, której dane przetwarzamy możliwość skorzystania z następujących uprawnień:

• prawo dostępu do treści danych – mogą Państwo zwrócić się o opisanie procesu przetwarzania konkretnie Państwa danych osobowych oraz o udostepnienie wszelkich danych osobowych gromadzonych na Państwa temat. Zaznaczamy jednak, że nadmierne korzystanie z tego uprawnienia utrudni pracę w organizacji, więc prosimy o rozwagę w korzystaniu z tego uprawnienia,
• prawo do sprostowania danych – dokładamy wszelkiej staranności by zawsze przetwarzać jak najbardziej aktualne dane na Państwa temat, jednak, jeżeli okaże się, że dane, które przetwarzamy stały się nieprawidłowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich sprostowanie,
• prawo do usunięcia danych – jeżeli okaże się, że nie chcą już Państwo, aby organizacja nadal przetwarzała Państwa dane osobowe zawsze mogą się Państwo zwrócić o ich usunięcie. Zaznaczamy jednak, że prawo to nie w każdym przypadku będzie mogło być zrealizowane, gdyż część danych organizacja musi zachować ze względu na wiążące przepisy prawa,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – jeżeli stwierdzą Państwo, że dane które są przetwarzane przez organizację z jakichś względów nie powinny być usunięte po ww. okresach (retencja danych), mogą się Państwo zwrócić o ich dalsze przechowywanie,
• prawo do przenoszenia danych - jeżeli okaże się, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych to mogą się Państwo zwrócić o ich przeniesienie do innego usługodawcy lub bezpośrednio do Państwa. Zaznaczam jednak, że uprawnienie to dotyczy tylko tych danych, które Państwo sami dostarczyli,
• prawo do sprzeciwu – zawsze mogą się Państwo zwrócić ze sprzeciwem wobec przetwarzania konkretnych danych osobowych w konkretnym celu. W każdym takim przypadku sprzeciw zostanie rozpatrzony i Państwa uwagi uwzględnione w procesach przetwarzania Państwa danych na przyszłość,
• prawo do cofnięcia zgody – w każdym czasie mogą Państwo cofnąć wyrażoną zgodę na przetwarzanie danych osobowych, jednak wszelkie działania, które zostały wykonane na Państwa danych przed jej cofnięciem pozostaną ważne,
• prawo do wniesienia skargi – jeżeli uznają Państwo, że organizacja narusza Państwa prawo do prywatności zawsze mogą Państwo zwrócić się do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych ze skargą, jednak zachęcamy do wspólnego rozstrzygnięcia Państwa wątpliwości zanim podejmą Państwo taką decyzję.

Podsumowanie

Podsumowując organizacja i cały jej personel dokłada szczególnej staranności by procesy przetwarzania Państwa danych osobowych w jak najmniejszym stopniu wkraczały w Państwa sferę prywatności jednak, jeżeli na którymkolwiek z etapów przetwarzania Państwa danych osobowych zajdzie wątpliwości co do zgodności tych działań z przepisami prawa prosimy o kontakt: rodo@globitel.pl